Ograniczenie kosztów, oszczędności wynikające z braku potrzeby najmu powierzchni biurowej oraz zatrudniania dodatkowej kadry, a co za tym idzie, ograniczenie obowiązków – to główne zalety wirtualnego wsparcia administracyjnego. Coraz więcej firm korzysta z tej formy obsługi. Zanim jednak wybierzemy konkretnego usługodawcę warto przyjrzeć się tematowi. Wirtualne biuro – co warto o nim wiedzieć?

Wygoda – wirtualne biuro w rzeczywistości

Jedną z głównych cech takiego rozwiązania jest komfort wynikający z braku zaangażowania dodatkowych rąk do pracy. Zlecenie obsługi zewnętrznej firmie pozwala na swobodę w tym zakresie, bez dodatkowych kosztów pracowniczych. Brak pracowników na etacie to mniejsze koszty, ale również brak potrzeb zapewniających m.in. lokal, jego obsługę sanitarną czy zwykłe opłaty za media. To wszystko wpływa na wzrost zainteresowania tego typu rozwiązaniami.

Co warto wiedzieć?

Przede wszystkim, warto zainteresować się opiniami na temat firmy, której chcemy zlecić obsługę biurową naszego przedsiębiorstwa. Dlaczego to takie ważne? W przypadku ważnych pism, w tym pism urzędowych, nie możemy sobie pozwolić na zaległości czasowe w odpowiedziach na nie. Brak płynności przekazywania informacji może zaburzyć proces decyzyjny, tym samym narazić nas na koszty lub utratę potencjalnych zysków. Brak rozeznania w tym temacie może skutkować niepotrzebnym zamieszaniem, spięciem na linii firma – urzędnik i stresem wynikającym z zaistniałych sytuacji.

Kolejną rzeczą, o której warto pamiętać korzystając z wirtualne biura, jest kontakt. Główną rolą tego typu usług jest obsługa korespondencji. Mimo wszystko warto zadbać, aby siedziba usługodawcy była na wyciągnięcie ręki, aby w razie potrzeby można było odwiedzić daną firmę. Nigdy nie wiadomo kiedy będziemy potrzebowali odebrać ważne dokumenty, podpisać stosowne pismo.

Wirtualne biuro to nie tylko funkcja administracyjna, ale również reprezentowanie konkretnego podmiotu. W zależności od zakresu świadczonych usług możemy wybrać wsparcie m.in. w odbieraniu telefonów i umawianiu spotkań. W tym wypadku warto zadbać o kompetentne osoby, które będą reprezentowały interes naszej firmy. Ich elokwencja, zdolności komunikacyjne oraz otwartość – to również ma wpływ na wizerunek naszej firmy. Należy pamiętać, że profesjonalizm jest cenioną cechą, bo jak nas widzą – tak nas piszą.

Wirtualne biuro – co nam daje?

Poza typowymi zadaniami, wirtualne biuro może podnieść rangę firmy. Prestiżowa lokalizacja nie bez kozery ma wpływ na budowanie relacji biznesowych. W oczach potencjalnych klientów firma owa jest traktowana jako podmiot godny zaufania. Świadomość opłacania wysokich rachunków za posiadanie siedziby w danym mieście, przy danej ulicy sprawia, że firma jest szanowana, ale również tworzy obraz dobrego płatnika. W oczach innych firmę stać, aby móc stacjonować w danej lokalizacji.

Wartością dodaną jest również obsługa księgowo – kadrowa oraz pomoc przy rejestracji firmy. Zazwyczaj z wirtualnych adresów korzystają Spółki z o.o., których celowość wynika z planów co do czasu i zakresu funkcjonowania. Spółki te korzystają z wirtualnych biur, gdyż to rozwiązanie jest dla nich wygodne. To o czym warto wspomnieć przy wyborze biura to również możliwość najmu powierzchni konferencyjnej. Niekiedy spotkania biznesowe wymagają dostępu do powierzchni, w której może odbyć się narada lub szkolenie. Patrząc przez ten pryzmat, usługodawca dający tę możliwość, wydaje się być idealnym partnerem biznesowym

Podsumowanie

Wirtualne biura przybierają na modzie. To nie tylko trend, ale również spełnienie rynkowych oczekiwań. Duże korporacje, małe spółki szukają niezależności, ale również upraszczają swoje struktury. Dzięki biurom, które świadczą wsparcie administracyjno-księgowo-kadrowe oraz w swojej ofercie posiadają powierzchnię pod biznesowy najem okazjonalny, możemy zaoszczędzić nie tylko pieniądze, ale również czas i nerwy.

Zobacz inne nasze artykuły: KLIKNIJ TUTAJ